RUNDVEELOKET

‘Lean’ in de praktijk:

vlot, efficiënt en met plezier werken op een melkveebedrijf


Terwijl het aantal melkveebedrijven daalt en de bedrijfsgrootte toeneemt zorgen technologische ontwikkelingen voor een hogere efficiëntie en productiviteit. Als ook het aantal arbeidskrachten op het bedrijf toeneemt is goed management nodig om alles op elkaar af te stemmen. Het advies hierbij komt vaak in hippe termen als ‘Plan – Do – Check – Act’ of ‘Lean Management’. Maar levert dit in de praktijk ook de beloofde resultaten? Onderzoekers deden de test op een Zweeds melkveebedrijf. 

Lean production

‘Lean production’ of kortweg ‘Lean’ is een managementfilosofie die maximale meerwaarde wil realiseren met zo weinig mogelijk verspilling. De belangrijkste voordelen zijn verhoogde productiviteit/efficiëntie/klantentevredenheid en verlaagde productiekosten. ‘Lean’ steunt hiervoor op vijf principes:
1.    Verbetering van de productie/omzet
2.    Identificatie van wat omzet genereert en reductie van activiteiten die dit niet doen (verspilling tegengaan)
3.    Productie zonder onderbrekingen
4.    Vraag gedreven productie
5.    Streven naar perfectie

Een vaak gebruikte ‘Lean’ techniek in productiebedrijven is Value Stream Mapping (VSM). Hierbij brengt men in kaart wat omzet (waarde) genereert in het productieproces. VSM wordt gebruikt om overbodige of verspillende activiteiten te identificeren en processen te versnellen of verbeteren. Hierbij wordt een actieplan opgemaakt om van de huidige situatie naar een gewenste situatie te evolueren. Het monitoren van bepaalde kengetallen helpt hierbij om de efficiëntie en kwaliteit van de productie in beeld te brengen. 

Toepassing van VSM op een praktijkbedrijf

Om toepassing van de VSM techniek op een melkveebedrijf te onderzoeken werd een Zweeds melkveebedrijf begeleid en opgevolgd. Het bedrijf telde 230 melkkoeien en kende enkele uitdagingen: de melkproductie stagneerde, de melkkwaliteit kon beter en ook de kalversterfte was met 6 % per jaar voor verbetering vatbaar.
Met de focus op het optimaliseren van de melkproductie ontwikkelden de onderzoekers een stappenplan op basis van VSM om de standaard routines op het bedrijf te verbeteren:

  1. Zorg ervoor dat iedereen de aanpak snapt
  2. Breng de huidige situatie in kaart
  3. Identificeer verspilling en andere remmende factoren
  4. Breng de gewenste, toekomstige situatie in kaart
  5. Maak een plan met verbeteringsacties
  6. Voorzie begeleiding voor de verbeteringsacties

 

1. Zorg ervoor dat iedereen de aanpak snapt

Om de doelen te bereiken is het zaak iedereen in het bedrijf te betrekken. Op het melkveebedrijf werd in verschillende workshops toelichting gegeven over ‘Lean’ en de VMS techniek en hoe deze gelinkt is aan strategie en doelen van het bedrijf. Naast de bedrijfsleider namen ook alle personeelsleden deel (ploegbaas, verantwoordelijken voor jongvee, teelten, voederen en onderhoud en 2 melkers).

2. Breng de huidige situatie in kaart

In een volgende workshop brachten bedrijfsleider en personeel de belangrijkste productieprocessen op het bedrijf in kaart. Dit omvatte alle deelprocessen die bijdragen aan de melkproductie: van het telen van ruwvoer, opfokken van kalveren tot het voeren en melken van de koeien.  Interviews met bedrijfsleider en personeel leverden gedetailleerde informatie over deze processen, hun bijdrage aan de melkproductie en de waarde die ze creëren op het bedrijf. 

3. Identificeer verspilling en remmende factoren

Door het personeel te betrekken bij het in kaart brengen van de huidige situatie kwamen heel wat activiteiten aan het licht die overbodig of verspillend waren of niet bijdroegen aan de productie van melk (waarde). De belangrijkste problemen in de bedrijfsvoering werden geïdentificeerd, namelijk:

  • Operationele activiteiten die geen waarde toevoegen
  • Gebrek aan een systeem om verbeterideeën van personeel te verzamelen
  • Gezondheidsproblemen bij de melkkoeien die leidden tot een lagere melkproductie
  • Gebrek aan gestandaardiseerde werkroutines voor belangrijke taken
  • Onvoldoende/onduidelijke taakverdeling door bedrijfsleider richting personeel
  • Taken en verantwoordelijkheden zijn onvoldoende afgelijnd en gekend
  • Productieproblemen blijven verborgen door niet monitoren van kengetallen

4. Breng de gewenste, toekomstige situatie in kaart

In de workshops stelden onderzoekers, de bedrijfsleider en het personeel een plan op met de gewenste, toekomstige situatie op het melkveebedrijf. Een lange termijn visie werd uitgewerkt en het toekomstige productieproces werd uitgetekend. Hiervoor werden enkele belangrijke doelen en verbeterpunten naar voor geschoven:

  • Verhoogde melkproductie
  • Nieuwe gezondheidsprotocollen voor de koeien
  • Nieuwe protocollen voor de kalveropfok
  • Verbeterde communicatie met alle personeelsleden
  • Start van een continue verbetersysteem: opvolgen en terugkoppelen van kengetallen

5. Maak een plan met verbeteringsacties

Om de doelen van de lange termijn visie te bereiken werd een plan opgesteld met activiteiten en aanpassingen die tot verbetering zouden moeten leiden. Het plan op het Zweeds bedrijf omvatte volgende 8 verbeterpunten:

  • Standaard routines (SOP’s, protocollen) voor belangrijke taken werden gedocumenteerd en gevisualiseerd. De protocollen werden afgedrukt, gelamineerd en opgehangen op relevante plaatsen op het bedrijf zodat iedereen steeds de juiste protocollen kan toepassen.
  • Het oud materiaal om kalveren te voederen werd vervangen door een nieuw systeem waarmee kalveren correcter en vlotter verse melk kregen.
  • Het personeel kreeg opleiding over verspilling in diverse onderdelen in het productieproces. Ook verspilling van energie en menselijk potentieel werd behandeld. Een externe coach ging met het personeel rond op het bedrijf om de verschillende vormen van verspilling in beeld te brengen.
  • Het materiaal en het gebruik ervan op het bedrijf werd op een efficiënte en effectieve manier georganiseerd volgens een vast protocol.
  • Belangrijke kengetallen (KPI’s) werden geïdentificeerd en op een schoolbord bijgehouden, zodat het personeel ze mee kon opvolgen. Hierdoor blijft iedereen gefocust op de juiste operationele doelen en de evolutie op dit vlak. Op het bord kan het personeel ook verbetersuggesties schrijven. Deze suggesties worden besproken in wekelijkse overlegmomenten.
  • Een simpel systeem om dagelijkse taken te monitoren werd geïntroduceerd. Voor elke dag van de week werd een blad gemaakt met een rode en een groene zijde. Op de rode zijde vinkt het personeel de taken af die ze uitgevoerd hebben. Eens alle taken uitgevoerd zijn mag het blad omgedraaid worden naar de groene zijde en ziet iedereen dat alle taken uitgevoerd zijn.
  • Om fouten te voorkomen werden verschillende informatieborden opgehangen op relevante plaatsen op het bedrijf.
  • Systematische verbetering van de werkroutines werd geïntroduceerd met de PDCA-aanpak (plan, do, check, act).

6. Voorzie begeleiding voor de verbeteringsacties

Om bedrijfsleider en personeel op één lijn te krijgen en te houden is opleiding en begeleiding noodzakelijk. Bedrijfsleider en personeel kregen inzicht in ‘Lean’ en de VSM techniek en werden begeleid om huidige en gewenste situatie in kaart te brengen en het actieplan uit te werken.

Het resultaat

De VSM techniek is een effectieve manier om managers en medewerkers op één lijn te krijgen en dezelfde doelen na te streven. Door inzicht in de problemen en doelen van het bedrijf begrijpt het personeel beter hoe zij, vanuit hun specifieke functie, kunnen bijdragen. Ook stimuleert het hen zelf suggesties te doen ter verbetering van de bedrijfsvoering. Met deze techniek kunnen ze een actieplan uitwerken waarin ze de kans krijgen zelf verbeteracties te implementeren in hun werkomgeving.

Toegepast op een Zweeds melkveebedrijf met 6 personeelsleden leverde toepassing van de VSM techniek, 3 jaar na implementatie, volgende resultaten (zie tabel 1):

  • De melkproductie steeg met 15 %
  • Het celgetal in de melk daalde van 275.000 tot 150.000
  • Het gewicht van de kalveren op 8 weken steeg met 28 %, de kalversterfte zake van 6% naar 2%.

Tabel 1. Evolutie kengetallen bij de VSM oefening en 3 jaar later

KPI (Key Performance Indicator)

Bij VSM

3 jaar na VSM

Melkproductie (kg ECM/koe/jaar)

9.600

11.000

Afkalfleeftijd vaarzen (maand)

26

24

Celgetal melk (cellen/ml)

275.000

150.000

Kalversterfte (%)

6

2

Melkvet (%)

4,4

3,9

Melkeiwit (%)

3,4

3,3

Gewicht bij spenen (kg)

70

90


Bron:
Value Stream Mapping for sustainable change at a Swedish dairy farm. M. Melin and H. Barth. Int. J. Environment and Waste Management, Vol. 25, No. 1, 2020